Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der
Veloratio-App ist:
[Name / Firma]
[Anschrift]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]
2. Das Wichtigste in Kürze
- Kein Tracking, keine Werbung und keine Werbe- oder Analyse-Cookies – weder auf der Website noch in der App. Nur wer sich im Web-Portal anmeldet, erhält ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie.
- Die Website lädt keine Inhalte von Dritten nach: keine externen Schriftarten, Skripte oder Karten.
- Daten gehen nur dann an Google, wenn du eine KI-Funktion der App nutzt.
- Du kannst dein Konto und alle Daten jederzeit selbst in der App löschen.
3. Beim Besuch dieser Website
Hosting
Website und App-Server werden betrieben bei [Hosting-Anbieter, Anschrift], Rechenzentrum in [Standort]. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO [bestätigen]. Beim Aufruf überträgt dein Browser technisch notwendig deine IP-Adresse; in den Zugriffsprotokollen wird sie nicht gespeichert (siehe „Fehlerprotokolle und Server-Logs“). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Beta-Testerliste
Wenn du dich auf die Testerliste einträgst, speichern wir deine E-Mail-Adresse sowie freiwillig Name und Beruf, um dich zur Beta einzuladen und dazu mit dir Kontakt aufzunehmen. Es gibt keinen Newsletter und keine Weitergabe zu Werbezwecken. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa per E-Mail an [Kontakt-E-Mail]; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Wir löschen die Angaben nach deinem Widerruf, spätestens [Frist nach Ende der Einladungsphase].
4. In der App
Konto und Geschäftsdaten verarbeiten wir, um dir die App bereitzustellen (Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten deiner Kundinnen und Kunden verarbeiten wir in deinem Auftrag nach Art. 28 DSGVO; den Auftragsverarbeitungsvertrag findest du in der App unter Einstellungen → Rechtliches. Beta-Feedback: [Rechtsgrundlage bestätigen].
Welche Daten verarbeitet werden
In der App: dein Konto (E-Mail-Adresse und Passwort, gespeichert nur als Hash, sowie Zeitpunkt und Fassung der akzeptierten Nutzungsbedingungen), deine Firmendaten (Name, Anschrift, Steuernummer, IBAN, Kontaktdaten, Logo und Unterschrift) sowie die Kunden-, Rechnungs-, Ausgaben- und Zeitdaten, die du erfasst. Angebote bleiben ausschließlich auf deinem Gerät. Wenn du Feedback sendest, speichern wir die Kategorie, deinen Text und die App- und iOS-Version – keine Rechnungs- oder Kundendaten. Auf der Website: die Angaben zur Beta-Anmeldung (E-Mail-Adresse, freiwillig Name und Beruf).
KI-Funktionen (Google Gemini)
Nur wenn du die Spracheingabe, die Texterkennung oder den Belegscan verwendest, sendet unser Server die Aufnahme, den Text bzw. das Belegfoto an Google Gemini. Damit Kunden richtig zugeordnet werden, gehen deine gespeicherten Kundennamen sowie Beruf und Stundensatz mit. Das Ergebnis ist ein Entwurf, den du vor dem Speichern prüfst; Beträge berechnet die App selbst. Wer Rechnungen manuell erfasst, löst keinen Aufruf bei Google aus.
Speicherung und Schutz
Deine Daten liegen in einer lokalen Datenbank auf dem iPhone und – damit sie nach einer Neuinstallation wieder verfügbar sind – auf unserem Server. Die lokale Datenbank ist nicht zusätzlich durch die App verschlüsselt; sie ist durch die Gerätesperre und die Verschlüsselung von iOS geschützt. Anmeldetokens liegen im iOS-Schlüsselbund. Die Verbindung zum Server ist per HTTPS verschlüsselt. Erzeugte Rechnungsdokumente auf dem Server sind deinem Konto zugeordnet und nur mit deiner Anmeldung abrufbar.
Löschung auf dem Gerät
Sprachaufnahmen werden nach der Verarbeitung gelöscht; ohne Netz bleibt eine Aufnahme nur so lange in der Warteschlange, bis sie verarbeitet, von dir entfernt oder endgültig abgelehnt wurde. Aus der Fotomediathek ausgewählte Bilder werden nach dem Einlesen als Kopie entfernt, die Originale bleiben unberührt. Beim Abmelden und beim Löschen des Kontos entfernt die App alle lokal gespeicherten Geschäftsdaten, Dokumente, Aufnahmen und Fehlerprotokolle von diesem Gerät.
Fehlerprotokolle und Server-Logs
Es ist kein externer Dienst zur Absturzanalyse angebunden. Stürzt die App ab, speichert sie lokal auf deinem Gerät Zeitpunkt, Fehlertyp und technische Codepositionen – keine Kundendaten. Diese Einträge werden nach sieben Tagen gelöscht und verlassen dein Gerät nicht. In den Zugriffsprotokollen unseres Webservers stehen pro Anfrage nur Zeitpunkt, Methode, Statuscode und Dauer – keine IP-Adressen und keine aufgerufenen Adressen.
Keine automatisierten Entscheidungen
Die KI-Funktionen erstellen nur Entwürfe, die du prüfst und selbst speicherst. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
5. Im Web-Portal
Unter veloratio.de/app kannst du dein Konto im Browser öffnen. Dort siehst und bearbeitest du dieselben Daten wie in der App; es werden keine zusätzlichen Daten erhoben.
Nach der Anmeldung setzen wir ein Sitzungs-Cookie, das für die Anmeldung technisch notwendig ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und keine Einwilligung erfordert. Es ist für Skripte nicht lesbar und wird nur an veloratio.de gesendet. Auf dem Server speichern wir dazu einen nicht umkehrbaren Hash des Cookies, die Zuordnung zu deinem Konto sowie Beginn und letzte Aktivität. Die Sitzung endet beim Abmelden, nach zwei Stunden ohne Aktivität und spätestens nach zwölf Stunden; dann löschen wir den Eintrag. Antworten mit deinen Daten werden nicht im Browser-Cache gespeichert. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
6. Mitarbeiterzugänge
Lädt ein Betrieb Mitarbeiter ein, speichern wir für jeden Zugang E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), Rolle und Zugehörigkeit zum Betrieb sowie, was der Mitarbeiter erfasst: Arbeitszeiten, Belegfotos (zur Texterkennung an Google Gemini) und Diktate (an Google Gemini). Mitarbeiter sehen keine Umsätze, Rechnungen oder Preise.
Für diese Beschäftigtendaten ist der jeweilige Betrieb als Arbeitgeber verantwortlich; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Fragen und Anträge richten Beschäftigte deshalb an ihren Arbeitgeber. Löscht ein Mitarbeiter seinen Zugang oder entfernt ihn der Betrieb, endet der Zugang sofort; erfasste Arbeitsdaten bleiben als Unterlagen des Betriebs erhalten, bis dieser sie löscht.
7. Empfänger und Drittländer
- Hosting: [Hosting-Anbieter] als Auftragsverarbeiter.
- Google (Gemini): [Vertragspartner laut Google-Konto] als Auftragsverarbeiter, nur bei Nutzung der KI-Funktionen. Dabei können Daten außerhalb der EU verarbeitet werden; Grundlage der Übermittlung: [laut Google-Vertrag, z. B. Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln].
- Apple TestFlight: Für die Verteilung der Beta-App gelten zusätzlich die Bedingungen von Apple [Hinweis prüfen].
8. Speicherdauer
- Konto und Geschäftsdaten: bis du dein Konto löschst.
- Web-Portal-Sitzungen: bis zum Abmelden, höchstens zwölf Stunden.
- Mitarbeiterzugänge: bis der Mitarbeiter oder der Betrieb sie löscht; Einladungscodes höchstens sieben Tage.
- Beta-Testerliste: bis zum Widerruf, spätestens [Frist].
- Beta-Feedback: [Frist].
- Server-Zugriffsprotokolle: [Frist].
- Sicherungskopien: [Frist und Löschverfahren].
- Lokale Absturzprotokolle in der App: sieben Tage.
9. Deine Rechte
- Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO) – in der App direkt über „Konto & alle Daten löschen“
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – in der App über „Meine Daten exportieren“
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei [zuständige Aufsichtsbehörde des Verantwortlichen].